BASE DE DATOS

Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada B.D.D.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.

ELEMENTOS DE LA BASE DE DATOS:

estos elementos son claves para realizar la base de datos y ademas de ser sus subtemas de esta.

como estos:

-Tablas: son el "corazón" de la Base de datos y aparecen en una hoja electrónica formada por filas (informes) y columnas (campos). El informe contiene una voz de la Base de datos, mientras que el campo contiene cada uno de los detalles.

-Consultas (Query): son "herramientas" que sirven para "eliminar" todos los datos que no interesan haciendo aparecer únicamente aquellos que interesan.

-Máscaras o formularios: permiten la visualización y la gestión de los datos contenidos en las tablas y en las consultas. Normalmente representan la interface principal entre el programa y el usuario para que de este modo resulte más fácil la introducción de los datos.

-Report o informes: recopilan los datos de las tablas o consultas para permitir su impresión o análisis, facilitando la individualización de los datos más improtantes.

-Macros: automatizan las funciones de la base de datos

-Módulos: registran de Access Basic (programación).

Las tablas, informes, formularios y consultas aparecen en diversos momentos, pero están vinculados entre ellos. Las tablas representan el centro de cada actividad: el resto de objetos interactúan con los datos indicados en las tablas.

MICROSOFT ACCESS:

Microsoft Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una base de datos suele definirse como un conjunto de información organizada sistemáticamente. En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato.
Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre.
Un registro está formado por el conjunto de información en particular.

Un dato es la intersección entre un campo y un registro. 

PASOS PARA USAR MICROSOFT ACCESS:

primero debemos saber lo que se va a realizar en access. acá podremos ver lo que son tablas, formularios, consultas y relaciones. 

TABLAS: las tablas son la parte mas sencilla de realizar en access, ya que para poder realizar las demás cosas necesitamos realizar una tabla.

Creación de Tablas

A continuación vamos a crear una base de datos de ejemplo sencilla correspondiente a una compañía discográfica. Los campos que vamos a usar serán el título del disco, el autor, el número de copias vendidas y el precio de venta. Para hacer esto, pulsamos en la ficha“Tablas” y hacemos un clic del ratón en el botón “Nuevo”. Nos saldrá una ventana de diálogo preguntando por la forma en que queremos crear la tabla, Nosotros escogeremos “Vista Diseño” para construir nuestra tabla desde cero.

En el entorno de Access entonces nos aparecerá una gran tabla con tres columnas. En la primera de ellas “Nombre del campo” vamos a introducir los distintos campos de los que va a constar nuestra base de datos (en este caso título, autor, copias vendidas y precio). En la segunda de ellas “Tipo de datos” vamos a definir si los valores del campo en cuestión serán de texto, numéricos, etc.). La tercera es para introducir una breve descripción de a qué se refiere cada campo y es opcional.

Lo primero que haremos será escribir los cuatro campos de nuestra base de datos en la primera columna (usar los cursores, el tabulador o el ratón para moverse entre celdas igual que como se hace en Microsoft Excel). Conforme vamos escribiendo el nombre de los campos en la columna “Tipo de datos” se activa el tipo por defecto que es “Texto”.

Finalmente sólo queda por definir la columna de “Tipo de datos” para cada campo recién creado. En nuestro caso, los dos únicos campos que no son de texto son copias vendidas (que debe ser de tipo numérico) y precio (que debe ser de tipo moneda, aunque también se podría definir como numérico). Para ello debemos mover el cursor a la celda “Tipo de datos” del campo copias vendidas y hacer un clic en el pequeño botón de la derecha para que el programa nos muestre una pequeña lista desplegable con todos los tipos de datos posibles. Seleccionar “Numérico” (ver figura). Hacer lo mismo con el campo precio pero seleccionando “Moneda”. 
EJ: esta es una tabla terminada despues de la vista de diseño:

Una vez hecho esto, ya tenemos definidos correctamente todos los campos que vamos a usar, así que seleccionamos Archivo Guardar para guardar nuestra nueva tabla. El programa preguntará por el nombre con el que vamos a almacenar la tabla. luego despues de estos pasos a realizar se podrá llenar la tabla de una forma fácil.

NOTA: los tipos de datos que se dan al modificar una tabla varian segun el escrito puesto en cada campo ( segun al correspondiente).

FORMULARIOS: Para crear un formulario para nuestra base de datos, seleccionamos la ficha “Formularios” de la ventana principal de Access y pulsamos en “Nuevo”. A continuación nos aparecerá una ventana de diálogo donde se nos pregunta por el tipo de formulario que queremos y la tabla de donde provienen los datos a incluir en el mismo. Elegiremos el “Asistente para formularios” y, por supuesto, la tabla será la de “discos”. Cuando se elige el Asistente para formularios van apareciendo una serie de ventanas de diálogo que

facilitan mucho la tarea. En la siguiente ventana se pregunta sobre los campos que queremos que aparezcan en el formulario. Debemos elegir los cuatro campos que tenemos (no incluir el Id ya que éste se genera de forma automática). En la ventana de distribución de datos elegir “En columnas” y pulsar el botón “Terminar” (el resto de opciones por el momento no nos interesan y cogemos los valores por defecto). Automáticamente aparece el formulario con el que podemos acceder a cada uno de los registros y añadir nuevos. Para hacer esto último seleccionar del menú principal “Insertar Nuevo Registro” y añadir 2 nuevos registros: (también podemos utilizar los botones de la parte inferior del formulario para desplazarnos por los distintos registros y para añadir nuevos).

ejemplo de formulario: este es un formulario terminado y sin ser modificado.

CONSULTAS: realizar una consulta a la base datos donde queremos que aparezcan todos los

discos de Prince junto con el número de copias vendidas de cada disco y la cantidad total de dinero que cada uno de esos discos ha generado. Para ello, nos debemos posicionar en la ficha “Consultas” de la ventana principal y pulsar el botón “Nuevo”. Al igual que en el caso de los formularios vamos a usar la opción que nos permite que el programa nos ayude a realizar la consulta (seleccionamos “Asistente para consultas sencillas”). En la siguiente ventana vamos a incluir todos los campos menos el Id. Hay que tener en cuenta que, aunque sólo vayamos a sacar en la consulta el título del disco y el dinero que ha generado, necesitamos todos los campos para poder hacer el filtrado. Pulsamos a “Siguiente” hasta que aparezca la ventana del nombre que queremos ponerle a la consulta. Teclear “Dinero generado por Prince”. Pulsar “Terminar” (el resto de opciones por el momento no nos interesan)

Nos aparecerá el resultado de la consulta que simplemente será ver todos los campos de la base de datos menos el Id. Ahora debemos conmutar a la “Vista de diseño” para poder introducir las restricciones que queramos en la consulta. Pulsar el botón en forma de regla o en el menú “Ver Vista diseño”. Nos saldrá una pantalla como la de la figura. Cuando estamos en la vista de diseño podemos personalizar la consulta como queramos.

EJEMPLO DE CONSULTA: 

ya despues de lo mencionado se podra modificar la consulta segun uno lo desee. si surgen las dudas para algo mas complejo como las consultas DE CLIC AQUI: http://atc.ugr.es/~bprieto/enlaces/descargas/iuc/access.pdf

RELACIONES O INFORMES: En nuestro caso vamos a sacar un informe con todos los discos de Prince, el número de copias vendidas y el dinero total que su venta ha generado.

Para hacer esto, seleccionamos la pestaña de “Informes” en el menú principal y pulsamos “Nuevo”. En la siguiente ventana seleccionamos el “Asistente para informes” y buscamos la consulta creada en el apartado anterior como origen de los datos a aparecer en el informe. En la siguiente ventana seleccionamos los campos de la consulta que nos interese mostrar (en este caso todos). Las siguientes ventanas de diálogo se refieren a la forma de agrupar dichos campos y si queremos escoger algún criterio de ordenación de los datos (usar los valores por defecto para estas ventanas pulsando “Siguiente”). En las siguientes ventanas elegimos la distribución en la pantalla de los campos (elegiremos “tabular”), el estilo (el que uno quiera) y el nombre con el que queremos llamar a la consulta.

Finalmente ver cómo queda el informe.

EJEMPLO DE RELACIÓN O INFORME:

BIBLIOGRAFIA:

http://atc.ugr.es/~bprieto/enlaces/descargas/iuc/access.pdf